QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN CHUYÊN NGHIỆP: PHƯƠNG PHÁP VÀ THANG ĐIỂM ĐO LƯỜNG

Đánh giá là cung cấp phản hồi có cấu trúc về chất lượng công việc của nhân viên dựa trên những thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện dịch vụ khách hàng bí mật hoặc đánh giá thường xuyên trong quá trình làm việc của doanh nghiệp. Một phần chính của quy trình đánh giá nhân viên là giúp nhân viên và người quản lý tìm được tiếng nói chung và đưa ra các kỳ vọng về hiệu suất làm việc rõ ràng, từ đó góp phần xem xét vào các quyết định điều chỉnh nhân sự trong tổ chức. Vì lý do đó, khi đưa kết quả đánh giá, nhà quản lý cần dựa trên tính công bằng và các tiêu chí định lượng rõ ràng, khách quan nhằm tránh tránh khiếu nại hoặc thậm chí là kiện cáo không cần thiết của nhân viên.

Đánh giá nhân viên thường được xác lập theo quy trình 5 bước cơ bản: 

1. Xây dựng hệ thống biểu mẫu phù hợp với từng doanh nghiệp.

Một biểu mẫu đánh giá chứa nội dung cần đánh giá cụ thể, công bằng và phù hợp với từng mô hình kinh doanh có đóng góp không nhỏ trong việc thu thập những phản hồi hữu ích từ phía nhân viên. Bộ phận thực hiện trách nhiệm này hoàn toàn có thể tham khảo những mẫu đánh giá đến từ những trang web cung cấp biểu mẫu chuyên nghiệp như Typeform, SurveyMonkey hay JotForm. Tuy nhiên, bất cứ một mẫu đánh giá nhân viên tốt nào cũng đều nên chứa những thông tin về:

  • Tên và chức danh công việc của nhân viên được đánh giá
  • Mô tả ngắn gọn công việc và mục tiêu nghề nghiệp của họ
  • Mức độ hoàn thành công việc
  • Kỹ năng giao tiếp, cách tương tác với đồng nghiệp tại nơi làm việc
  • Thành tích cá nhân nổi bật
  • Sự hiểu biết về sản phẩm/dịch vụ của công ty và kiến thức chuyên môn liên quan đến vị trí công việc
  • Các lĩnh vực cần cải thiện

Để hoàn thiện toàn vẹn nội dung cũng như hình thức mẫu đánh giá, hãy chắc chắn rằng hệ thống cho điểm của doanh nghiệp bạn nhất quán từ đầu đến câu hỏi cuối cùng và trùng khớp với hệ thống mà bạn công bố cho nhân viên.

2. Xác định bộ chỉ tiêu đánh giá mang tính định lượng và định tính.

Một cách tiếp cận đơn giản để tạo ra bộ chỉ tiêu có giá trị là thực hiện đánh giá xung quanh 5 năng lực chính của mỗi nhân viên, kết hợp quan sát để quy trình đánh giá đạt hiệu quả. 5 năng lực làm việc chính của nhân viên là:

  • Năng suất: Đánh giá mức độ hoàn thành công việc dựa trên các yêu cầu về thời gian và chi phí mà nhân viên đó đã bỏ ra.
  • Chất lượng công việc: Một phần nhiệm vụ của nhân viên chính là hoạt động theo những điều lệ của doanh nghiệp. Liệu nhân viên ấy có thực sự nổi bật không nếu họ thực hiện sai quy định để phục vụ cho thành tích cá nhân.
  • Sáng kiến: Khả năng hành động độc lập mà không cần sự giúp đỡ từ đồng đội hay quản lý, đóng góp những ý kiến xây dựng cho đội nhóm.
  • Kỹ năng làm việc theo nhóm: Quan sát sự nỗ lực mong muốn hợp tác trong nhóm để tạo ra một kết quả tốt hơn.
  • Giải quyết vấn đề: Thời gian và cách thức nhân viên giải quyết một tình huống bất ngờ hoặc vấn đề khó khăn mà họ đang đối mặt.
3. Áp dụng đánh giá, kiểm tra và điều chỉnh.

Khác với đánh giá một dự án, đánh giá con người ngoài dựa vào các con số, người quản lý phải biết kết hợp dữ liệu cứng với kỹ năng quan sát để tìm ra nguyên nhân khách quan và chủ quan tác động đến năng lực làm việc của nhân viên. Có khá nhiều phương pháp đánh giá năng suất làm việc, nhưng nhìn chung những phương pháp ấy đều phân tích vấn đề dựa trên 3 yếu tố:

  • Đánh giá phẩm chất nhân viên
  • Đánh giá hành vi nhân viên
  • Đánh giá kết quả nhân viên đạt được cuối cùng

Sau khi có kết quả đánh giá, người quản lý nên thảo luận kết quả này với cấp dưới, khuyến khích họ phản hồi và đưa ra những quan điểm cá nhân. Quá trình có thể là một cuộc trò chuyện đầy khó khăn, tuy nhiên sẽ rất thiếu sót nếu quản lý không đứng ở vị trí  nhân viên để đánh giá sự việc.

Sau cùng, phác thảo lại những sai sót và điều chỉnh những quan điểm, đánh giá khong đúng ở bên trên.

4. Xây dựng quy chế thưởng – phạt 

Một trong những thành phần cơ bản của quy trình đánh giá nhân viên là một bộ luật, trong đó bao gồm 2 yếu tố khen thưởng khi nhân viên biểu hiện tốt và hình phạt với nhân viên không chịu cải thiện. Bộ luật này được thi hành với mục đích khuyến khích mỗi cá nhân tự giác trong làm việc và gia tăng sự cạnh tranh lành mạnh.

5. Tiến hành đánh giá đa kênh: Tự đánh giá, đánh giá từ đồng nghiệp, đánh giá từ cấp trên… Đưa ra kết quả đánh giá và định hướng phát triển tiếp theo.

Khi đã xây dựng hệ thống đánh giá hoàn chỉnh, bước cuối cùng là  quyết định tiến hành bằng phương thức nào. Một số doanh nghiệp thực hiện đánh giá trên tất cả các kênh mà họ đang sở hữu như để nhân viên tự đánh giá, đang giá ngang hàng nhân viên với nhân viên hay cấp trên trực tiếp đánh giá… Tuy nhiên, khi quyết định phương thức đánh giá, người quản lý cần đảm bảo rằng mỗi ý kiến thẩm định luôn đáp ứng thời hạn đánh giá và nội dung trả lời đúng trọng tâm. Đặc biệt là tính công bằng và những đóng góp bổ sung cần được ưu tiên.

Các phương pháp đánh giá nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp đều đồng ý với việc phân loại các phương pháp đánh giá thành truyền thống và hiện đại. 

  • Các phương pháp đánh giá nhân viên truyền thống: các mẫu đánh giá, xếp hạng, danh sách kiểm tra, các sự cố quan trọng và nhiều hơn nữa có cách tiếp cận theo mục tiêu và đánh giá kết quả công việc. 
  • Các phương pháp đánh giá nhân viên hiện đại: Tập trung vào đặc điểm tính cách của cá nhân (sáng tạo, trung thực, cách tiếp cận theo mục tiêu, phẩm chất lãnh đạo).

Sự kết hợp hai phương pháp đánh giá thường được các doanh nghiệp áp dụng nhằm tăng tính khách quan và mở rộng thước đo đánh giá nhân viên. Các phương pháp hiện đại hàng đầu bạn có thể tham khảo:

1. Quản lý theo mục tiêu (MBO)

Management By Objective (MBO) được đề xuất bởi Peter Drucker vào năm 1957 và được gọi là quản lý trong quản lý. Bản chất của phương pháp này là tự quản lý theo định hướng hiệu suất mục tiêu. Hệ thống mục tiêu ủy quyền cho nhân sự theo giao tiếp hai chiều và tự động lực. Các bước thực hiện:

  • Bước 1:  ban lãnh đạo đưa ra các mục tiêu chung của tổ chức trong một giai đoạn nhất định
  • Bước 2: mỗi bộ phận và cá nhân xác định các mục tiêu và hoạt động chi tiết, 
  • Bước 3: phân bổ và ủy quyền người đánh giá phù hợp.
2. Phản hồi 360 độ

Còn được gọi là phương pháp đánh giá toàn diện, đa chiều được đặc trưng bởi tích hợp nhiều yêu cầu đánh giá. Phương pháp này đề cập đến việc hiểu hiệu suất làm việc của nhân viên, giám sát viên, đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng và các đối tượng khác. Nhận xét và biết ý kiến ​​của các bên khác nhau, làm rõ điểm mạnh và điểm yếu để cải thiện mục tiêu. 

  • Ưu điểm là phạm vị lấy đánh giá được mở rộng. Do vậy, người quản lý có thể nắm bắt thông tin liên quan từ tất cả các chiều và nhân viên cũng sẽ có trách nhiệm toàn diện hơn.
  • Nhược điểm là hệ thống đánh giá rất lớn, có nhiều nhân sự liên quan và đánh giá định tính thiếu hỗ trợ dữ liệu. Đôi khi xảy ra trường hợp đối tượng đánh giá và đối tượng được đánh giá giả định danh. Ngoài ra, chi phí thời gian đánh giá và chi phí truyền thông đều cao. 
3. Thẻ Balance Score (BSC)

BSC là kết hợp chiến lược và tầm nhìn của công ty, phản ánh sự cân bằng trong suy nghĩ, nhấn mạnh sự cân bằng giữa mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn, cân bằng giữa các yếu tố bên trong và bên ngoài và cũng nhấn mạnh xu hướng kết quả. 

BSC là một hệ thống đánh giá nhân viên đa chiều, với  4 khía cạnh: 

  • Mục tiêu chiến lược là cốt lõi
  • Thực hiện quản lý chiến lược thông qua tài chính, khách hàng
  • Quy trình nội bộ
  • Tăng trưởng học tập để phát triển. 
4. Phương pháp sự cố nghiêm trọng (CIM)

Là phương pháp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua các hành vi và kết quả hành vi của họ. Bằng cách:

  • Khen thưởng hành vi xuất sắc của nhân viên cấp dưới tại nơi làm việc 
  • Ghi lại sự cố hoặc phản ánh hành vi rất xấu, sau đó thực hiện một cuộc phỏng vấn với nhân viên tại thời điểm đánh giá (hàng quý hoặc nửa năm).
  • Đánh giá mức độ thực hiện theo mục tiêu
5. Phương pháp đánh giá hiệu suất bằng các chỉ số trọng yếu (KPI)

Là một chế độ đánh giá hiệu suất dựa trên phân tích các đặc tính hiệu suất công việc đã được tinh chỉnh. Mục đích của KPI là thiết lập một cơ chế biến chiến lược doanh nghiệp thành quy trình và hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Lợi thế của KPI:

  • Liên tục nâng cao năng lực cạnh tranh giữa các nhân viên và liên tục thu được lợi ích cao. 
  • Đánh giá KPI phản ánh ý tưởng quản lý định lượng và làm nổi bật những mâu thuẫn chính. 
  • KPI phải nắm bắt các chỉ số có thể được định lượng một cách hiệu quả hoặc định lượng chúng một cách hiệu quả..

Hệ thống đo lường đánh giá 

Thang điểm đánh giá là trọng tâm cuối cùng của quy trình đánh giá. Tùy vào tính chất và chỉ tiêu đánh giá, các chỉ tiêu có thể được đo lường định tính (Tốt, giỏi, kém), theo tần suất (2 lần/tuần…), theo định lượng hoặc nhiều đơn vị đo lường khác phù hợp với đặc trưng của từng vị trí, ngành nghề, hay doanh nghiệp.

Duy trì quy trình đánh giá nhân viên thường xuyên, rõ ràng và khách quan  là yếu tố không thể thiếu trong quản trị nhân sự. Dựa trên dữ liệu đánh giá định kỳ, đây là phương thức để nhà quản lý kiểm soát nhân lực ở trạng thái làm việc tốt nhất. Smart View hy vọng bạn đã tìm ra cách thức đánh giá nhân viên phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp mình.

SmartView vinh dự đồng hành cùng quý doanh nghiệp.

Hotline: 0328 1302 03

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.